Importera föräldrar CSV

Skapa fil som ska exporteras

Filen som ska läsas in i Skola24 måste vara i ett CSV-format, det vill säga en fil där data är separerad med semikolon. Varje rad i filen representerar en elev och kopplingen till en vårdnadshavare. CSV-filen kan till exempel skapas via Excel genom manuell inmatning eller genom importerad data från annat system.

 

Ordningen på kolumnerna ska vara följande:

a. Personnummer för elev (obligatoriskt)

b. Personnummer för vårdnadshavare (obligatoriskt)

c. Förnamn för vårdnadshavare (obligatoriskt)

d. Efternamn för vårdnadshavare (obligatoriskt)

e. E-postadress för vårdnadshavare 

f. Mobilnummer för vårdnadshavare, utan bindestreck eller mellanslag

 

Importen kan hantera samtliga korrekta svenska personnummerformat, med eller utan bindestreck.
ÅÅÅÅMMDD-XXXX

ÅÅÅÅMMDDXXXX

ÅÅMMDD-XXXX

ÅÅMMDDXXXX

 

Exempel i Excel:

Observera att om samma information skrivs in i en textfil måste även ”tomma” värden som befinner sig mellan ifyllda fält omslutas av semikolon, exempelvis om e-post saknas.

Varje rad i den fil som ska importeras i Skola24måste ha formatet ”a;b;c;d;e;f”. Om både epostadress och mobilnummer saknas är det inte obligatoriskt att innesluta dessa fält med semikolon. Exempelvis kan en rad i filen se ut enligt följande ”198010101234;1960110101;Förnamn;Efternamn”.

Eftersom både e-postadress och mobilnummer för förälder kan utelämnas behöver man vid uppladdningen ta ställning till om importfilen är ägare av kontaktinformation eller inte.
För att spara en Excelfil i CSV-format väljer du ”Spara som …” i Arkiv-menyn. Ändra filtyp till ”CSV, kommaavgränsad”. Namnge filen och spara den med valfritt namn, förslagsvis med datum och tid då filen skapas. Filen kommer att sparas som semikolonavgränsad, trots att filtyp anger kommaavgränsad.

Ladda upp filen till Skola 24

När filen är skapad ska den läsas in i Skola24. För att kunna importera filen måste du vara inloggad med rollen kommunadministratör eller skoladministratör och filen måste kunna nås från utforskaren. När du är inloggad följer du nedanstående steg.
Klicka på Administration - Administration - Fliken Import/Export och sedan på Importera föräldrar för att öppna importdialogen.

I importdialogen kan du läsa när senaste inläsning av fil gjordes och välja att ladda upp en ny fil. Klicka på knappen ”Bläddra...” och välj sedan i utforskaren vilken fil du vill ladda upp.

Användare med rollen kommunadministratör har möjlighet att markera checkboxen “Importfilen är ägare till föräldrar I Skola24”. Det betyder att om det finns en koppling mellan elev och förälder i Skola24, men den inte finns i importfilen, så stängs förälderns behörighet till barnet av. Det kan till exempel, vara så att en förälder inte längre är vårdnadshavare. OBS! När rutan om ägare är markerad måste alla skolors föräldrar finnas med i filen!

Exempel 1: Checkboxen är markerad

Befintliga föräldrakopplingar i Skola24 uppdateras så att föräldrar som inte längre ska ha behörighet till ett barn förlorar sin behörighet. Nya föräldra-elevkopplingar läggs till I Skola24.

Exempel 2: Checkboxen lämnas tom

Befintliga föräldrakopplingar i Skola24 påverkas inte av importen. Nya föräldra-elevkopplingar läggs till I Skola24. 

Vid uppladdningen finns även möjlighet att markera checkboxen “Importfilen är ägare till föräldrars kontaktuppgifter (e-post och mobilnummer)”.
Om checkboxen markeras kommer alla föräldrars e-post och mobilnummer att uppdaters utifrån de uppgifter som finns i importfilen. Detta gäller även om kontaktuppgifter saknas i importfilen. Då raderas befintliga uppgifter i Skola24.
Är rutinen den att föräldrar matar in/uppdaterar e-post och mobilnummer själva under “Mina inställningar” i Skola24 bör inte checkboxen markeras. I så fall töms de uppgifter föräldern matat in själv.

Exempel 3: Checkboxen är markerad

E-postadress uppdateras i Skola24. Har föräldern registrerad e-postadress sedan tidigare kommer den att ändras eller tas bort om inte samma uppgift finns i importfilen.
Mobilnummer uppdateras i Skola24. Har föräldern registrerat mobilnummer sedan tidigare kommer det att ändras eller tas bort om inte samma uppgift finns i importfilen.

Exempel 4: Checkboxen lämnas tom

E-postadresser och mobilnummer som finns i Skola24 påverkas inte om uppgift redan finns registrerad i Skola24. Nya föräldrakopplingar kommer dock att läggas till med de kontaktuppgifter som finns i importfilen. 

 

Uppladdning av filen
Under uppladdning av import-filen sker en kontroll som bekräftar att raderna i filen har rätt format, under denna tid visas ett timglas. Beroende på mängden data som ska läsas in kan detta ta olika lång tid. 

Fel vid inläsning

Uppladdningen av filen kan resultera i olika meddelanden beroende på om inläsningen gick bra eller inte. Dialogen med fel visas i en lista över påträffade fel. I listan ser du vilka rader som inte gick att läsa in. Om ingen information visas om antalet korrekt inlästa rader, betyder det att ingenting har lästs in. Felet har stoppat importen och allt är kvar som det var innan. När felaktiga rader är rättade behöver hela filen laddas upp igen. Om "ägare" markeras måste alla aktuella rader finns med för att inte behörighet felaktigt ska stängas av.

Filen uppladdad

Om filen är korrekt har den lästs in och du får detta bekräftat med ”Antal korrekt inlästa rader från filen”. I detta läge är uppladdningen komplett, dvs. alla rader har lästs in, och du kan stänga dialogen.

Verifiera import

Elever som saknas i Skola24 kommer med denna import att läggas in i tabellen Personer utan skola, namn eller roll. Rollen som elev läggs till först då en schemafil med eleven publiceras i Skola24. Innan dess kommer personerna inte att kunna logga in och se någon information och kan bara hittas i persontabellen då ”Ingen skola” är vald.
Vid importen kan det förekomma att elever registreras som ännu inte har någon koppling till en skola i databasen. Eftersom importen inte innehåller komplett information om eleven, utan endast personnummer, krävs att ytterligare information tillförs genom import från schemat i samband med publicering.
Observera att det kan krävas två schemaimporter för att alla uppgifter kring eleverna ska uppdateras i Skola24. Om skolan upptäcker att elevuppgifter saknas trots att schemat har publicerats, är lösningen att upprepa publiceringen ytterligare en gång. Nästkommande dag bör alla uppgifter vara uppdaterade.

Uppdaterad 8 april 2024

Skriv ut