Administration Användare

Administration av roller

Användare och personer i Skola24 fördelas på de tabeller för olika roller som beskrivs nedan. Använd menyn till höger på sidan för att snabbt hitta hjälptexten för en viss tabell. För allmän information om tabellfunktioner i administrationsvyer, klicka här.

Användare/Kontohantering (Personer)

Personer kan inte läggas till i användartabellen, eftersom de alltid ska registreras med roller, och därigenom få koppling till en eller flera skolor. Oavsett hur många roller och skolor en användare har koppling till, kommer den bara att finnas på en rad i användartabellen. I kolumnen Roll är det möjligt att se vilken eller vilka roller en person har. Notera att även arkiverade roller visas här.

Personuppgifter ska normalt inte ändras i tabellen eftersom de vanligen är kopplade till andra system via integrationer. Uppgifter i gråmarkerade kolumner kan inte ändras. Följande inställningar för användaren kan vid behov ändras:

• Ändra användaruppgifter: Genom att klicka på länken kan administratören få fram ett formulär för ändring av användarnamn och lösenord, t.ex. då en användare har glömt sina uppgifter eller inte kan aktivera sitt inloggningskonto själv. Alternativet Användaren måste byta lösenord är förval, men kan avmarkeras.
• E-post: Varje användare behöver ha en registrerad e-postadress för att kunna få information från systemet.
• Signatur: Eftersom signaturen för en användare kan registreras på flera ställen i systemet kan det hända att den som finns i användartabellen inte är den aktuella. Den kan då ändras manuellt.
• Konto låst: Om misstanke finns om att ett konto missbrukas av en obehörig användare, eller om någon snabbt behöver stängas av på grund av annan orsak, kan inloggningskontot låsas. Markera rutan och spara.
• Lösenordsbyte: Byte av lösenord kan framtvingas genom att rutan Lösenordsbyte markeras för en användare. Vid nästa inloggning kommer användaren att släppas in en gång, men får då en uppmaning att byta lösenord i ett formulär som visas.
• Inloggningsportal: För kunder som använder inloggning via SSO kan det vara aktuellt att manuellt ange hur en viss användare ska kunna logga in. Inloggningsportalen kan anges till antingen Skola24 eller Annan. Det är möjligt att ange båda alternativen samtidigt. När alternativet Skola24 är valt kan användaren logga in med användarnamn och lösenord, annars medges endast inloggning via det andra system som kunden valt.

Elever

Varje elev i databasen finns endast en gång i tabellen, även om den via placering i undervisningsgrupper kan ha koppling till mer än en skola. Den skola som eleven är registrerad på, ibland kallad basskola, är oftast den skola där eleven är klassplacerad i elevregistret. Personuppgifter i elevtabellen är kopplade till schemats elevtabell och till integrationer med andra system. De bör normalt inte uppdateras manuellt i administrationsvyn i Skola24. Några inställningar i tabellen är avsedda för manuell ändring.

• Frånvaro anmäld via telefon avstängd: Om detta alternativ markeras för en elev kan den eleven inte frånvaroanmälas via telefontjänsten för frånvaroanmälan.
• Frånvaro anmäld via elevroll avstängd: Om detta alternativ markeras för en elev kan den eleven inte längre frånvaroanmäla sig själv i Skola24.
• Dölj individuellt elevschema: Om detta alternativ markeras för en elev kan den elevens personliga schema inte visas i Schemavisaren.
• Elev id för Schemavisare: Den kod som visas här används för att få fram elevens personliga schema i Schemavisaren. ID:t styrs av inställningar i schemat och uppdateras vid publicering av aktuellt schema för elevens basskola.

Kanslister

Kanslister kopplas till en eller flera skolor genom inmatning på den nedersta raden i tabellen. Användare med rollen kanslist har åtkomst till uppgifter om alla skolans elever i sammanställningar och andra vyer. De har dock inte åtkomst till administrationsvyer eller inställningar för skolan. Signatur för kanslisten kan anges och visas som Rapportör när en kanslist gör en frånvaroanmälan för en elev.

Lärare

En lärare kan ha undervisning på mer än en skola och kan då finnas på två eller flera rader i tabellen. Personuppgifter i lärartabellen är kopplade till schemats lärartabell och till integrationer med andra system. De bör normalt inte uppdateras manuellt i administrationsvyn i Skola24. Några inställningar i tabellen är avsedda för manuell ändring.

• Vikarier: Här anges andra lärare som ska kunna vikariera för en lärare. De får då åtkomst till lärarens lektioner i vyn för rapportering av frånvaro.
• Dölj individuellt lärarschema: Om detta alternativ markeras för en lärare kan den lärarens personliga schema inte visas i Schemavisaren.

Rektorer (Skolenheter)

Skolenheter ska anges med den officiella skolenhetskoden från SCB. Koden består av åtta siffror. Skolenheterna kan kopplas till en användare som får rollen Rektor. Inmatning av e-post är viktig för att rektorn ska kunna få aviseringar från Skola24 gällande Ledighetsansökningar och bevakning av hög frånvaro.

Schemaläggare

Rollen schemaläggare tilldelas alla användare som ska ha åtkomst till skolans schema. Schemaläggare kopplas till en eller flera skolor genom inmatning på den nedersta raden i tabellen. Fältet Signatur fylls normalt med en befintlig signatur eller med initialerna vid sparandet. Om inte, eller om signaturen behöver ändras finns ett skrivbart fält för signatur i tabellen Administration - Användare - Användare/Kontohantering (Personer).  Signaturen visas i vyer där användaren anges som aktiv eller  kopplad schemaläggare till ett visst schema. 

• Får skapa schema: Denna inställning ger schemaläggaren rätt att skapa nya scheman på den skola som behörigheten avser.

Systemansvarig skola (Skoladministratör)

Varje systemansvarig användare kopplas i tabellen till en eller flera skolor, vilket styr användarens åtkomst till data i systemet. En systemansvarig har åtkomst till alla vyer för skolan, inklusive administration och inställningar. Användaren kopplas till en eller flera skolor genom inmatning på den nedersta raden i tabellen. 

Vårdnadshavare (Föräldrar/Elever)

Vårdnadshavare registreras och uppdateras normalt genom integration/import från andra system. Personuppgifter bör därför inte ändras manuellt i administrationsvyn. Vid behov kan följande inställning ändras, t.ex. om en myndig elev vill ge föräldern fortsatt åtkomst:

• Behörighet: Inställningen har tre möjliga lägen: Automatisk, Aktiverad och Avstängd. Automatisk innebär att föräldern förlorar behörigheten att se uppgifter om eleven då eleven blir myndig. Statusen Aktiverad innebär att förälderns konto alltid är aktivt oavsett om eleven blir myndig och Avstängd att föräldern inte har behörighet att se information om eleven. Statusen är som standard satt till Automatisk.

Uppdaterad 8 januari 2021

Skriv ut