Jonas Undestam är fritidspedagog i grunden och intresserade sig tidigt för att göra fritidshemmet mer digitalt. När skoladministratören pensionerade sig tog Jonas över och började med olika IT-satsningar. Han bjöd in olika företag för att få veta mer om deras lösningar. Andra skolor blev så småningom intresserade och kommunen ville ha med Jonas i olika leverantörsgrupper.

"Vi har delat upp systemen i administrativa och pedagogiska verktyg"

Jonas IT-kunskaper kom till användning när kommunen, för några år sedan, ville göra förändringar i organisationen för att få bättre insyn. - Digitala system innebär stora organisationsförändringar, fastslår Jonas.

Kommunen tog hjälp av en modellstyrning som slutligen strukturerade upp systemen i två delar; administrativa och pedagogiska.

- Det stora "supersystemet" som kan hantera alla skolans viktiga processer existerar inte, konstaterar Jonas.

Örebro kommun har 43 grundskolor, sex gymnasieskolor och ca 16.000 elever. Idag arbetar åtta specialister med elevadministration inom förskola, grundskola och vux och det finns också pedagogiska specialister. Örebro kommuns e-skola är portalen och samlingsplatsen för alla skolsystem.

"Vi bestämde att alla telefonsvarare som står på skolorna skulle släckas"

- Det var lite kämpigt med förändringen i början då rektorer och skolor var vana att jobba på sitt sätt. Jonas berättar också att det bara för några år sedan kunde finnas scheman skrivna i olika dokumentformat. När det bestämdes att alla telefonsvarare som står på skolorna skulle släckas fanns det en del invändningar mot det.  Personalen hade argument mot att ett digitalt system skulle ta mer tid. Jonas arbetade då med insikter om att anteckna för hand också är tidskrävande och dessutom väldigt ineffektivt för uppföljning.

"Kommunen har samordnat omfattande utbildningsinsatser" 

I samband med förändringen erbjöd kommunen många olika utbildningar, bland annat med Skola24. Jonas har också hjälpt skoladministratörer och rektorer med tydlighet och rutiner. - Det är viktigt att skriva gemensamma rutiner och arbeta på ett och samma sätt.

Örebro kommun och Skola24
Inom förvaltningen förskola/skola finns en arbetsgrupp som granskar frånvarounderlag som Skola24 tillhandahåller varje månad. Beroende på hur det underlaget ser ut så kan kommunen rikta olika insatser, exempelvis hjälpa rektorer och tillse att resurser finns. Kommunen erbjuder också forum för skoladministratörer där det mestadels är elevregistret i fokus. Under våren kommer de att satsa på forum för schemaläggarna. - Där möjliggör vi för dem att få träffa varandra, arbeta över skolornas gränser och dra nytta av varandras erfarenheter, avslutar Jonas.