Ronnebys organisation kring digitala skolfrågor skapar goda resultat
Kommunadministratör Helén Wennerhov berättar om den lyckade implemeteringen av Skola24 NXT och om hur Ronneby kommun organiserat sig kring de digitala skolfrågorna.
Helén Wennerhov arbetar som utbildningsplanerare på Blekinge Naturbruksgymnasium i Ronneby kommun. Hennes tjänst på skolan består bland annat av schemaläggning och administration i Skola24 samt elevregistret. Helén har också rollen Kommunadministratör i Skola24 som en del av sin tjänst.
Digital samverkansgrupp
I Ronneby kommun samarbetar kommunadministratörerna för lärplattform (Vklass), elevregister (IST Administration) samt schema och frånvaro (Skola24) tillsammans i ett team, den digitala samverkansgruppen. Samordnare för gruppen är en kvalitetsutvecklare som håller ihop arbetet med de tre systemen. De arbetar tätt tillsammans och har stort stöd i varandra då de är experter på skolans tre digitala system.
Helen har arbetat som schemaläggare och skoladministratör i Skola24 under många år och när kommunen implementerade Skola24 Frånvaro år 2018 blev hon också kommunadministratör.
Den digitala samverkansgruppen gör att Helen inte står själv i olika beslut gällande kommungemensamma inställningar eller arbetssätt, det finns alltid någon att bolla idéer med. Gruppen arbetar direkt under förvaltningschefen och samarbetar även tätt med kommunens rektorsgrupp.
Nätverk av superusers
Ronneby kommun har så kallade superusers, riktigt duktiga schemaläggare, som bildar ett nätverk där schematekniska och kommungemensamma frågor diskuteras, exempelvis moderna språk eller delade lokaler. Kommunens superusers är inriktade på olika delar för att skapa spetskompetens. Helen berättar att om en schemaläggare har stött på ett problem så har troligen en annan också gjort det och funnit en lösning, som delas i en nätverksgrupp för schemaläggare och skoladministratörer.
Den digitala samverkansgruppen och kommunens superusers läser tillsammans en inkorg dit användarna på skolorna kan skicka frågor. De har delat upp det så att superusers svarar på de frågor som de är specialiserade på medan kommunadministratörerna svarar på frågor som rör två eller flera av skolans digitala system.
För att hjälpa användarna i kommunen informerar Helen kontinuerligt om Skola24 och använder sig bland annat av de filmer som finns till förfogande för olika användargrupper.
Lyckad implementering av Skola24 NXT
Ronneby kommun var en av de kommuner som gick över till Skola24 NXT under sportlovet. Helen skickade ut en anpassad informationstext till alla användare som innehöll en förklaring av vad Skola24 NXT innebär men också länkar till supportsidor för administratörer, pedagoger och vårdnadshavare.
Implementeringen av Skola24 NXT gick smidigt och blev mycket lyckad. Helen och kommunens superusers har inte fått många frågor utan förmedlar känslan av en smidig övergång för alla användargrupper.
Förutom att Skola24 NXT upplevs som mer estetiskt tilltalande och att det är lättare att hitta funktioner man söker, så tycker Helen att en stor fördel med Skola24 NXT är att läraren direkt på startsidan kan klicka på ”Elev/Klass-bild” och snabbt få en tydlig överblick av sina mentorselever genom att den grafiska rapporten finns lättillgänglig. Helen har tipsat alla skolor om detta för att underlätta i arbetet med att öka skolnärvaron.
Fyra tips från Helen till dig som är ny kommunadministratör
- Gå en kommunadministratörsutbildning hos Skola24. Utbildningen ger dig ett större perspektiv över skolorganisationen och hur du behöver tänka som kommunansvarig för Skola24 i din kommun. Dessutom får du nätverka med andra som står inför samma frågeställningar som du själv gör.
- Om det inte redan finns, skapa en bra organisation runt dig samt kanaler uppåt och nedåt i organisationen. Detta gör att du inte står själv och alltid har någon att bolla saker med och få hjälp.
- Skapa regelbundna nätverksträffar med både skoladministratörer och schemaläggare. Här stämmer du av, ger tips och råd samt förklarar varför vissa kommungemensamma inställningar och arbetssätt behövs. Skolorna har inte samma helikopterperspektiv som du har.
- Använd Skola24 som ett bollplank. Helen har jättebra kommunikation med två kontaktpersoner på Skola24, Anneli Fredriksson som arbetar på avdelningen Customer Success och Alexander Hultén som är Key Account Manager för Ronneby kommun samt var projektledare när Skola24 Frånvaro implementerades i kommunen.