Schemaläggarens utmaningar under coronapandemin

Anneli Holm, Schemaläggare/Planerare på Aranäsgymnasiet

Anneli Holm arbetar sedan 2002 som planerare/schemaläggare på Aranäsgymnasiet i Kungsbacka kommun. Det är en stor gymnasieskola med drygt 1600 elever fördelat på tio program och cirka 200 anställda. Exempelvis så finns det fyra paralleller för teknikprogrammet och sex paralleller för samhällsprogrammet med 32 elever i varje klass.

Vårterminen 2020

Anneli berättar att fram till 17 mars bedrevs undervisning enligt ordinarie schema. För att planera distansundervisningen gick rektorerna upp i stabsläge och gjorde en planering över vilka som fick vistas på skolan vid vilka tidpunkter. Det gällde främst elever som skulle skriva prov, genomföra något praktiskt moment eller som behövde besöka en specialpedagog. Eftersom det var rektorerna som gjorde den planeringen frigavs tid till Anneli som kunde tjänstefördela och planera inför läsåret 20/21.

Det fanns även andra saker som gjorde Annelis vardag mer luftig och det var att planeringen av nationella prov försvann från hennes bord samt att alla flytande uppgifter i schemat minskades. Detta medförde att Anneli kunde lägga all kraft på nästkommande läsår från påsklovet och fram till sommarledigheten. För första gången sen Anneli startade som schemaläggare, 2002, kunde hon lämna ett färdigt schema till lärarna före sommaren.

På Aranäsgymnasiet spreds studentfirandet ut över en hel vecka där det på ett coronasäkert sätt firades student, tre klasser åt gången vistades på skolan och firade i var sitt klassrum.

Höstterminen 2020

”- Sen kom hösten”, säger Anneli med eftertryck. ”Hösten har varit tuff för oss alla på olika sätt och som schemaläggare har hösten varit oerhört slitsam. Kontrasterna från vårens mer luftiga arbetsdag har varit enorma.”

Höstterminen startade med att det aldrig förut varit så många elever på skolan samtidigt i och med att elevkullarna har ökat. Totalt ökade skolan med två fulla klasser utan att öka antalet tillgängliga salar. Anneli berättar att som schemaläggare måste man då tänka utanför boxen genom att exempelvis arbeta flexibelt med schemat och nyttja alla skolans öppna timmar. Det finns exempelvis klasser som startade skoldagen vid lunch hade sina lektioner på eftermiddagen. I Annelis uppdrag ingår att försöka undvika håltimmar och nyttja alla lokaler mellan 8 och 17.

Lunchschemat 

Standardschemat som var klart inför höstterminen var inte optimalt utifrån att undvika köbildning och samlingar i korridorerna. Varje höst brukar schemat vara preliminärt under två veckor men denna höst läste eleverna efter det preliminära schemat under tre veckor då Anneli behöver ägna en hel vecka åt att lägga om lunchschemat. Anneli fick även ägna hela lovveckan i november åt att lägga om lunchschemat så endast planering av luncherna har inneburit två veckors arbete. För att ytterligare minska trycket i matsalen så hyrdes det in tre matcontainrar där tre program åt på sina hemvister. Luncherna på skolan blev utdragna, första klassen åt 10.30 och sista klassen åt 13.05. Vissa lektioner fick avbrytas för lunchrast och sedan återupptas efter att eleverna ätit klart, så kallad lunchdelning. Detta har passat vissa ämnen bra, matematiklärarna har uppskattat att ha genomgångar innan lunch och arbete på passet efter lunch.

Salsstorlekar

Ett annat göromål som Anneli ägnat mycket tid åt är att anpassa schemat efter de salar som finns till förfogande när 32 elever inte längre kan ha lektion i en sal som är anpassad för denna klasstorlek. På skolan finns Kungsbackas teater eftersom estetprogrammet läser på Aranäsgymnasiet. I teatern får det plats 500 personer och denna nyttjas nu under coronapandemin som skolsal. I teatern har eleverna kunnat sprida ut sig mer, även om det varit flera klasser i salen samtidigt under storlektioner. Anneli har under hösten känt sig mer som en lokalbokare än en schemaläggare och det har tagit tid och energi.

Under hösten kom ett politiskt beslut i Kungsbacka kommun att skolorna behövde spara 12 miljoner under 2021. Detta medförde att Anneli behövde göra tjänstefördelningen för läsåret 21/22 redan i mitten av höstterminen när den vanligtvis brukar vara klar i april. Eftersom eleverna inte valt inriktningar, fördjupningar eller individuella val så fick de göra en gissning utifrån hur det sett ut tidigare år.

Många uppdrag som kom under hösten gavs det kort tidsmarginal på, uppdraget kunde komma på torsdagen och behövde vara klara på måndagen vilket gjorde att Annelis flextid bara växte och växte. Men nu har hon försökt att plocka ut timmar under dygnets ljusa timmar för att få energi av sina hundar och sin trädgård. 

Språkval och individuella val på distans - vecka 46

I början av vecka 46 kom en uppmaning om att alla individuella val och språkval skulle läsas på distans eftersom dessa kurser innebär att elever från blandade grupper träffas. Anneli fick styra om i schemat så att dessa lektioner startade 30 min tidigare på dagen och slutade 30 min senare på dagen med en längre rast i anslutning så att eleverna hann att ta sig mellan hemmet och skolan. När detta gäller 1600 elever så händer det en del med ett schema. Samtliga lärares arbetstidsschema fick göras om för att rymmas inom arbetsplatsförlagda tiden.

Periodvis distans - vecka 48

Men detta beslut gällde endast två veckor eftersom det vecka 48 kom en uppmaning om att elever periodvis skulle läsa hela skoldagen på distans. Åk. 1, 2 och 3 lades på rullande schema vilket medförde pyssel i schemat eftersom det möjliggjorde att klasser exempelvis kunde flytta från mindre till större salar som blev lediga.

Heltid distans - vecka 50

När detta schema var i rullning kom direktivet från Folkhälsomyndigheten att alla elever ska läsa helt på distans från och med 7 december till och med höstterminens slut i januari. Alla 72 julavslutningslektioner som noggrant spridits ut i schemat fick då tas bort.  

Nuläget för Anneli är att alla elever läser på distans och en av hennes uppgifter är att se till att det finns extra personer så att de nationella proven kan genomföras på ett coronasäkert sätt med färre elever utspridda i flera salar. Det är återigen rektorerna som godkänner vilka som får vara på skolan och vid vilken tidpunkt.

Skolans matsal beställer alltid maten tre veckor i förväg och de har fått jobba mycket med att frysa mat och planera om. På Aranäsgymnasiet kan eleverna vid distansundervisning få ansöka om att hämta lunch och då får eleven ta sig till närmsta grundskola var dag för att hämta en matlåda. Nu funderar kommunen på en lösning där matlådor fryses och eleverna endast behöver hämta fem matlådor en gång i veckan istället.

Vårterminen 2021

Anneli berättar att hon nu har schemalagt vårterminen som om livet vore helt normalt. Att alla elever är på skolan samtidigt, alla klasser har en sal och utifrån det får schemat förändras när nya direktiv kommer.

Anneli avslutar med att skicka en tanke till sin kollega, som arbetar på ett annat gymnasium i Kungsbacka kommun, där de har fler yrkesprogram som behöver göra många fler praktiska moment på skolan. Kollegan har mycket pyssel med detta när eleverna läser på distans.

Se Skola24 Webinar, Skolfrånvaro - inte bara ett virus, där vår verksamhetsspecialist Ingrid Martens berättar om frånvaromönter under coronapandemin.