Uttag av frånvaro från Skola24 till Edlevo Gy

Med hjälp av Excelmallen "Omformatering av frånvarodata Edlevo Gy" kan man få ut  en CSV-fil i det format som Edlevo Gy kräver vid inläsning till betygsutskrifter. Filen innehåller följande värden (en rad per elev):

[Personnummer] [Datum From] [Datum Tom] [summerat antal frånvarominuter av typen oanmäld frånvaro för perioden]

På den första raden i filen visas rubrikerna  Personnr - From - Tom - Minuter, den första eleven kommer på rad 2.

Elevernas personnummer kan vara med eller utan bindestreck och med eller utan sekelsiffror (ååmmdd-####, ååmmdd####, ååååmmdd-#### och ååååmmdd####), det gäller även elever med s.k. TF-nummer.

 

Tillvägagångssätt

1. Utgå från Sammanställningar - Totalt per elev - Frånvaro totalt (Grundrapport Summerad frånvaro per elev). 

2. Växla till avancerat läge.

3. Välj klasser och ställ in datum för önskat rapportuttag.

4. Under Inställningar – Fält/gruppering, fliken Frånvarosummeringar, markera alternativen Lektionstid totalt (tim), Personnummer, Ej anm.(tim). Avmarkera övriga fält.

6. Scrolla ned till rubriken Format - Media/Layout och byt till visningsformat Export (*.txt).

7. Nu är alla nödvändiga inställningar gjorda. Tryck Visa för att rapporten ska skapas.

8. För att flytta över informationen till Excel; klicka i rapporten och markera innehållet i rapporten med Ctrl+A. Kopiera sedan med Ctrl+C.

9. Öppna Excelmallen Omformatering av frånvarodata Edlevo Gy. Filen hittas under Support - Tips och manualer - Frånvaro - Frånvaro till betyg på vår webbplats. Klicka på Aktivera redigering och därefter Aktivera innehåll högst upp på fliken IN .

Om knappen Aktivera innehåll inte syns, välj Arkiv - Info och tryck på Aktivera innehåll och sedan Aktivera allt innehåll.
Ställ dig i cellen A1. Välj Klistra in - Klistra in special och välj att innehållet ska klistras in som Text. Klistra in special går också att välja genom att högerklicka i cellen A1. Tryck OK för att verkställa inklistringen.

Högerklicka i cellen A1 och välj alternativet Klistra in special. Välj att innehållet i urklippet ska klistras in som Text och tryck OK för att verkställa inklistringen. OBS, max 3 500 elever går att hantera.

10. Byt till fliken Tidsram och mata in datumintervall för frånvaron. Datumintervallet ska anges i formatet ÅÅÅÅMMDD eller ÅÅÅÅ-MM-DD.

11. Byt till fliken UT .

Resultatet blir enligt nedanstående bild.

12. OBS, de rader som eventuellt saknar personnummer under fliken UT kommer ej med i exportfilen. Klicka på knappen Utskrift (se bild nedan) och välj mapp där CSV-filen ska skapas samt filnamn. OBS, finns filen tidigare i samma mapp skrivs den över utan varning.

 

Uppdaterad 14 december 2023

Skriv ut