Uttag av frånvarodata från Skola24 Procapita Gr

Skriv ut

Beskrivning av hur oanmäld frånvaro kan summeras i Skola24 och tas ut i en exportfil. 

squiqqly Created with Sketch.

Med hjälp av Excelmallen Omformatering av frånvarodata Procapita Gr kan man få ut en semikolonseparerad textfil i det format som Procapita Grundskola kräver vid inläsning till betygsutskrifter. Filen innehåller följande värden (en rad per elev, elever utan frånvaro utesluts):

FRÅNVARO;[Skolans namn];[Personnummer];[summerat antal frånvarominuter av typen oanmäld frånvaro för perioden];Oanmäld frånvaro.

Elevernas personnummer formateras om till det tolvsiffriga formatet som Procapita kräver. Filen kan hantera samtliga korrekta svenska personnummerformat (ååmmdd-####, ååmmdd####, ååååmmdd-#### och ååååmmdd####), även elever med så kallade TF-nummer.
Om uttag ska slås samman till en textfil för alla skolor går det att göra ett uttag per skola från Skola24 och klistra in uttagen eftervarandra i excelfilen, begränsningen är 10000 rader.


Tillvägagångssätt

1. Utgå från Rapporter – Frånvaro totalt per elev – Grundrapport Summerad frånvaro per elev.

2. Växla till avancerat läge.

3. Välj klasser och ställ in datum för önskat rapportuttag.

4. Under Inställningar – Fält/gruppering, fliken Frånvarosummeringar, markera alternativen Lektionstid totalt (tim), Personnummer, Ej anm.(tim). Avmarkera övriga fält.

nr1.PNG

I Internet Explorer 8 sparas filen med filändelsen .zip. Ändra filändelsen till .xlsm eller använd annan webbläsare för att spara ner filen.

5. Kontrollera att fältordningen stämmer med bilden ovan, Se kolumnen Ord.

6. Scrolla ned till rubriken Format - Media/Layout och byt till visningsformat Export (*.txt).

7. Nu är alla nödvändiga inställningar gjorda. Tryck Visa för att rapporten ska skapas.

8. För att flytta över informationen till Excel; klicka i rapporten och markera innehållet i rapporten med Ctrl+A. Kopiera sedan med Ctrl+C.

9. Öppna Excelmallen Omformatering av frånvarodata Procapita Gr. Filen hittas under Support - Tips och manualer - Frånvaro - Frånvaro till betyg på vår webbplats. Klicka på Aktivera redigering och därefter Aktivera innehåll högst upp på fliken IN.

nr2.PNG

Högerklicka i cellen A1 och välj alternativet Klistra in special. Välj att innehållet i urklippet ska klistras in som Text och tryck OK för att verkställa inklistringen. OBS max 10000 rader går att klistra in.

Byt till fliken UT.
Resultatet blir enligt nedanstående bild.

nr3.PNG

OBS, de rader som eventuellt är tomma under fliken UT har ej någon frånvaro och kommer ej med i exportfilen. Klicka på knappen Utskrift (se bild nedan) och välj mapp där textfilen ska skapas samt filnamn.

OBS! finns filen tidigare i samma mapp skrivs den över utan varning.

nr4.PNG

Uppdaterad 29 november 2019

Skriv ut