Externa lektioner (Komplett schema)

Externa lektioner i schemat

Visning av externa lektioner ger möjlighet att se lektioner för lärare och elever som dessa har i andra skolors scheman Det finns möjlighet att välja mellan en enkel grafisk visning och att även läsa in de externa lektionerna till det egna schemat. I det senare fallet är det möjligt att även ha felkontroll aktiv för lärare och/eller elever.

Notera att lektioner som är bokade i delade salar visas enligt regelverket för delade resurser. De hanteras av andra inställningar än de som beskrivs i denna text.

Licensinställning

Funktionen aktiveras per skola genom markering av licensen:
”Tillval Lektioner från andra skolor (Lärare och Elever)”

Inställningar – Komplett schema

Funktionerna för att se lektioner från andra skolor aktiveras i varje schema.

• Välj Inställningar – Komplett schema och markera ”Aktivera komplett schema”. Välj Verkställ.

Allmänt

Två huvudalternativ erbjuds. Vid val av att importera de externa lektionerna finns ytterligare ett antal alternativ att ta ställning till. Vid ändring av vilka externa lektioner som ska läsas in behöver en ny import göras för att uppdatera.

Alternativ 1 - Endast visning

Markera alternativet: "Tillåt visning av externa lektioner som inte importerats." När schemaläggaren har valt att visa externa lektioner utan att importera dem kommer en knapp att synas i schemafönstret. Knappen har texten ”Externa lektioner”. När knappen aktiveras kommer lektioner från andra skolor att visas i det valda fönstret om det finns sådana för den lärare, elev eller klass som är vald. Knappen visas bara om det finns externa lektioner att läsa in till det aktuella schemat.

Alternativ 2 - Importera externa lektioner (integration grunddata krävs)

Schemaläggaren kan välja att läsa in de externa lektionerna i schemats lektionstabell. Här erbjuds ett antal valmöjligheter. Inläsningen kan begränsas till lektioner för lärare, klassplacerade elever eller övriga elever. En funktion finns för att i förväg beräkna antalet berörda personer inom varje kategori.

• Val av vilka lektioner som ska importeras: lärare, klassplacerade elever och/eller övriga elever.
• Beräkna antal: visar en uträkning av hur många externa lektioner som kommer att importeras för varje valmöjlighet.
  
• Felkontroll: Det är möjligt att aktivera felkontroll separat för lärare och elever.
• Gör en fullständig import vid nästa uppdatering av grunddata: Alla inlästa lektioner uppdateras för att säkerställa att ha korrekt information.

Felkontroll

Om felkontroll aktiveras för lärare och/eller elever kommer lektioner att få en felmarkering vid import om något villkor inte uppfylls, t.ex. vid dubbelbokning eller för kort lunchrast. Det är alltid de importerade lektionerna som får felmarkering vid konflikter.

Import och uppdatering av inlästa lektioner

Importen av externa lektioner aktiveras genom markering av alternativet ”Aktivera komplett schema”

Efter detta verkställs importen genom val av Arkiv – Import – Uppdatera grunddata. Detta menyalternativ är endast valbart när ”Integration grunddata” är aktiverat på menyn Verktyg.

• Lås schemat genom val av Arkiv – Schema låst. Välj sedan Verktyg – Integration grunddata för att aktivera funktionen. Därefter kan schemat låsas upp igen.

Integration grunddata körs automatiskt när schemat öppnas och med vissa intervall när schemaprogrammet är i gång. Det går även att göra en manuell uppdatering genom val av Arkiv – Import – Uppdatera grunddata. Importerade lektioner uppdateras då om till exempel andra skolor har publicerat ändrade scheman. Om någon data saknas, eller om inställningen för import av externa lektioner har ändrats, kan en ny komplett uppdatering av inlästa lektioner behöva göras genom markering av ”Gör en fullständig import vid nästa uppdatering av grunddata” följt av ny import.

Information i lektionsruta

Innehållet i lektionsrutan är olika beroende på om schemaverktyget är inställt på gamla eller nya hanteringen av lektionstexter. Inställningen görs i Inställningar – Anpassa – Funktioner och menyer.

• Vid gammal hantering av lektionstexter visas endast skola och faktiska veckor.
• Vid ny hantering av lektionstexter visas samma information i lektionsrutan som i Schemavisaren.

Visning av inlästa lektioner i tabell

De inlästa lektionerna finns i Tabell – Lektion. Lektionerna blir synliga genom ändring av en inställning på Inställningar – Komplett schema – fliken Övrigt. Ta bort markeringen vid ”Dölj importerade lektioner i lektionstabellen” och Verkställ. Då kommer lektionerna att visas i tabellvyn.
Inlästa lektioner har koppling till lärare eller elev, men saknar Klass/Grupp och Sal. I stället för det riktiga ämnet anges ämnet Extern på alla lektioner. Period saknas och är ersatt av beräknade veckor i kolumnen Vecka.

Övrigt

På fliken Övrigt finns inställningar för hur externa lektioner ska visas i grafiska scheman, lektionstabellen och rapporterna.

Visa enhetens namn i lektionsrutan är användbar om externa lektioner kan komma från flera skolor, men är med fördel avaktiverad om så inte är fallet.
Färg

Det förinställda alternativet är att externa lektioner visas som ljusgrå med mörkgrå text.

• Färgen kan ändras för både bakgrundsfärg och textfärg.
• Ett alternativ är att markera ”Använd externa lektioners färger”, vilket betyder att lektionen får den färg den har i det schema den hämtas från. Om detta alternativ väljs kan färgens intensitet justeras.

Dölj importerade lektioner

Dessa inställningar gör det möjligt att dölja de importerade lektionerna i olika vyer. Det gäller i schemaklienten och vid utskrifter för att undvika att schemat blir svårtolkat. Huvudinställningen medför att lektioner döljs i både schemaprogrammet och vid utskrifter. Vid markering av ”visa alltid för schemaläggare” kommer lektionerna att vara synliga i schemaprogrammet, men inte i Schemavisaren.

Det finns även möjlighet att dölja importerade lektioner i Tabell – Lektion och att inte ta med lektionstiden vid beräkningar i rapporter.

• Dölj lektioner som äger rum en enskild vecka på periodschema: Importerade lektioner som endast äger rum en vecka syns bara den veckan och döljs i schema för period, veckointervall och läsår.
• Dölj lektioner på klass- och gruppschema: Importerade lektioner för elever döljs i schemat för elevens klass och även grupper där ”visa komplett schema” är aktiverat.
• Dölj importerade lektioner i lektionstabellen: Inställningen gör att de importerade lektionerna är osynliga i Tabell – Lektion, men visas i det grafiska schemat.
• Exkludera importerade lektioner i vissa rapporter (Arbetstid och Tidsammanställning)
• Inställningen innebär att tiden för importerade lektioner inte räknas med i rapporter där lärares lektionstid summeras.

Uppdaterad 26 maj 2025

Skriv ut