Frånvarobevakning med regelstyrda utskick

Skriv ut

För dig som har börjat använda den nya versionen av Skola24 finns möjlighet att aktivera utskick som visar elevers frånvaro. Utskicken kan ställas in genom olika gränsvärden och även riktas till olika målgrupper. Det finns möjlighet att välja om utskick ska ske varje vecka eller varje månad.

squiqqly Created with Sketch.

Regelstyrda utskick

Funktionen Regelstyrda utskick möjliggör för skolan att vårdnadshavare, myndig elev, ansvarig lärare, skolledning och övrig skolpersonal automatiskt aviseras vid närvaro under/frånvaro över en viss procent alternativt frånvaro i sträck. Frånvaron beräknas under en angiven tidsperiod. Avisering sker via e-post eller SMS. Det finns tre olika varianter av regelstyrda utskick som kan aktiveras för varje skola: Frånvaro över x %Frånvaro i sträck samt Närvaro under x %

  • Välj Administration - Inställningar - Regelstyrda utskick.
  • Välj den typ av bevakning du vill aktivera genom att klicka på pilen till höger.

Frånvaro över x %

Aktivera utskicket genom att markera checkboxen Aktivera regel. Det är endast rapporterade lektioner i tidsperioden som används vid beräkning. Bestäm vid vilken procentsats av total frånvaro som utskicket ska genereras. Standardvärdet är 5%. Utskicket görs efter kl 08:00 aktuell dag, men skolan kan styra om det ska gå 1 gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första dagen i en ny kalendermånad. Väljs däremot alternativet 1 gång/vecka kan administratören bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Ange antalet dagar som ska ingå i beräkningen för utskicket. Standardvärdet är 14 dagar.

  • Under Inställning per målgrupp markeras vilka grupper av användare som ska nås av utskicket. Som standard är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det procentuella värdet av oanmäld frånvaro som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan längst till höger Gränsvärde (%) ange ett specifikt värde för just den målgruppen.
  • I rutan E-postmeddelande för personal och rutan E-postmeddelande Privat går det att redigera lydelsen av den inledande frasen Ämne respektive den avslutande frasen Meddelande.

Informationen om hur många procents frånvaro eleven har hämtas direkt ur systemet. Den privata kontakten (vårdnadshavare eller myndig elev) får ett e-postmeddelande/SMS per barn medan skolpersonal får ett samlat e-postmeddelande med eleverna uppdelade per klass/grupp. Spara inställningarna! Det går att av avbryta genom att klicka på knappen Avbryt.

 

Frånvaro i sträck

Aktivera utskicket genom att markera checkboxen Aktivera regel. Det är endast rapporterade lektioner i tidsperioden som används vid beräkning. Frånvarodagar i sträck beräknas från och med dag med frånvaro på dagens alla lektioner och slutar i och med dag med närvaro. Under Standardgräns bestäms antalet dagar med frånvaro i sträck som krävs för att utskicket ska genereras. Standardvärdet är 14 dagar. Utskicket görs efter kl 08:00 aktuell dag, men skolan kan styra om det ska gå 1 gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första dagen i en ny kalendermånad. Väljs däremot alternativet 1 gång/vecka kan administratören bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Ange antalet dagar som ska ingå i beräkningen för utskicket.

Under Inställning per målgrupp markeras vilka grupper av användare som ska nås av utskicket. Som standard är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det antal dagar i sträck med frånvaro som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan längst till höger Gränsvärde (dagar) ange ett specifikt värde för just den målgruppen. I rutan E-postmeddelande för personal och rutan E-postmeddelande Privat går det att redigera formuleringen av den inledande frasen Ämne respektive den avslutande frasen Meddelande. Informationen om hur många dagar med frånvaro eleven har i sträck hämtas direkt ur systemet. Den privata kontakten (vårdnadshavare eller myndig elev) får ett e-postmeddelande/SMS per barn medan skolpersonal får ett samlat e-postmeddelande med eleverna uppdelade per klass/grupp. Spara inställningarna! Det går att av avbryta genom att klicka på knappen Avbryt.

 

Närvaro under x %

Aktivera utskicket genom att markera checkboxen Aktivera regel. Det är endast rapporterade lektioner i tidsperioden som används vid beräkning. I rutan Standardgräns anges under vilken procentsats av närvaro som utskicket ska genereras. Standardvärdet är 80%. Utskicket görs efter kl 08:00 aktuell dag, men skolan kan styra om det ska gå 1 gång/månad eller 1 gång/vecka. Väljs alternativet 1 gång/månad görs utskicket första dagen i en ny kalendermånad. Väljs däremot alternativet 1 gång/vecka kan administratören bestämma vilken veckodag utskicket ska göras. Ange antalet dagar som ska ingå i beräkningen för utskicket. Standardvärdet är 14 dagar.

Under Inställning per målgrupp markeras vilka grupper av användare som ska nås av utskicket. Som standard är alla målgrupper markerade med Standardgräns, d.v.s. det procentuella värdet av närvaro som valdes ovan. Det går att avmarkera standardgränsen och i rutan längst till höger Gränsvärde (%) ange ett specifikt värde för just den målgruppen. I rutan E-postmeddelande för personal och rutan E-postmeddelande Privat går det att redigera formuleringen av den inledande frasen Ämne respektive den avslutande frasen Meddelande. Informationen om hur många procents närvaro eleven har hämtas direkt ur systemet. Den privata kontakten (vårdnadshavare eller myndig elev) får ett e-postmeddelande/SMS per barn medan skolpersonal får ett samlat e-postmeddelande med eleverna uppdelade per klass/grupp. Spara inställningarna! Det går att av avbryta genom att klicka på knappen Avbryt

 

 

Uppdaterad 2 april 2020

Skriv ut