Uttag av frånvaro från Skola24 till Extens

Skriv ut

Beskrivning av hur oanmäld frånvaro kan summeras i Skola24 och tas ut i en exportfil. Med hjälp av Excelmallen Omformatering av frånvarodata Extens1 kan man få ut en semikolonseparerad textfil i det format som Extens kräver vid inläsning till betygsutskrifter.

squiqqly Created with Sketch.

 Filen innehåller följande värden (en rad per elev, elever utan frånvaro utesluts):

[EnhetsID];[Personnummer];[summerat antal timmar i hel eller decimaltal (decimal separeras med punkt) av typen oanmäld frånvaro för perioden]

Elevernas personnummer formateras om till det tiosiffriga formatet med bindestreck som Extens kräver. Filen kan hantera samtliga korrekta svenska personnummerformat (ååmmdd-####, ååmmdd####, ååååmmdd-#### och ååååmmdd####), även elever med så kallad, TF-nummer.


Tillvägagångssätt

1. Utgå från Rapporter – Frånvaro totalt per elev – Grundrapport Summerad frånvaro per elev.

2. Växla till avancerat läge.

3. Välj klasser och ställ in datum för önskat rapportuttag.

4. Under Inställningar – Fält/gruppering, fliken Frånvarosummeringar, markera alternativen Lektionstid totalt (tim), Personnummer, Ej anm.(tim). Avmarkera övriga fält.
nr1.PNG

I Internet Explorer 8 sparas filen med filändelsen .zip. Ändra filändelsen till .xslm eller använd annan webbläsare för att spara ner filen.

5. Kontrollera att fältordningen stämmer med bilden ovan, Se kolumnen Ord.

6. Scrolla ned till rubriken Format - Media/Layout och byt till visningsformat Export (*.txt).

7. Nu är alla nödvändiga inställningar gjorda. Tryck Visa för att rapporten ska skapas.

8. För att flytta över informationen till Excel; klicka i rapporten och markera innehållet i rapporten med Ctrl+A. Kopiera sedan med Ctrl+C.

9. Öppna Excelmallen Omformatering av frånvarodata Extens. Filen hittas under Support – Manualer och Tipsdokument - Skola24 Frånvaro – Frånvaro till betyg på vår webbplats. Klicka på Aktivera redigering och därefter Aktivera innehåll högst upp på fliken IN.

nr2.PNG

Högerklicka i cellen A1 och välj alternativet Klistra in special. Välj att innehållet i urklippet ska klistras in som Text och tryck OK för att verkställa inklistringen. OBS max 2500 elever går att klistra in.

10. Byt till fliken Enhet och mata in det Enhetsid som används i Extens.

11. Byt till fliken UT.

Resultatet blir enligt nedanstående bild:

nr3.PNG

OBS, de rader som eventuellt är tomma under fliken UT har ej någon frånvaro och kommer ej med i exportfilen. Klicka på knappen Utskrift (se bild nedan) och välj mapp där textfilen ska skapas samt filnamn. OBS! finns filen tidigare i samma mapp skrivs den över utan varning.

nr4.PNG

Uppdaterad 12 september 2019

Skriv ut