Gallringsrutin

Skriv ut

I Skola24 lagras information med koppling till personuppgifter för elever, föräldrar och skolpersonal. Det är viktigt att skolan endast sparar information som behövs för verksamheten. Uppgifter som inte längre fyller någon funktion ska tas bort.

fill-color Created with Sketch.

Här  beskrivs vilka typer av uppgifter som lagras i Skola24 och ges ett exempel på hur en gallringsplan för Skola24 kan se ut. Syftet med att samla in uppgifterna är viktigt för att man ska kunna bestämma hur länge de ska sparas. Av den anledningen har vi även skrivit in som en kommentar vad varje typ av uppgift kan användas till. Det är inte tillåtet att spara uppgifter med motiveringen att de kan komma  till användning  för ett ospecificerat syfte längre fram.

Skolan kan anslutna sig till den föreslagna gallringsrutinen eller ange egna tidsintervall för bevarande av de olika uppgiftstyperna. Oavsett vilket alternativ man väljer är det viktigt att Skola24 får i uppdrag att genomföra gallring enligt den beslutade rutinen. Om vi inte får något uppdrag om gallring kommer alla uppgifter att ligga kvar i systemet. För samtliga typer av uppgifter gäller att de kan finnas kvar i säkerhetskopior under en tid efter att skolan har tagits bort eller gallring har genomförts.


Utöver de uppgifter som tas med i förslaget finns sådant som endast kan gallras manuellt för varje skola eftersom det inte går att i förväg veta när uppgifterna inte längre behövs för verksamheten. Exempel på sådan information är artiklar på startsidan och rollerna kanslist och skoladministratör för personer som inte längre har dessa arbetsuppgifter.

 

Förslag på gallringsrutin för Skola24

 

Typ av uppgift

Bevarandetid

Kommentar

Hela skolan

Så länge giltigt avtal finns

Alla uppgifter tas bort när avtalet upphör att gälla eller senast inom ett kvartal efter

uppsägning.

Lektionstillfällen

Tre hela läsår bevaras.

Uppgiften sparas för kontroll av schemalagd undervisningstid och som underlag för registrering och sammanställning av frånvaro.

Frånvarotillfällen och frånvaroanmälningar

Tre hela läsår bevaras.

Uppgiften sparas för löpande kontroll av elevernas närvaro samt för att i efterhand göra utredningar t.ex. i samband med CSN- ärenden. Frånvarouppgifter används också för statistik över hur frånvaron förändras.

Inmatade omdömen

Gallring sker tre år efter att eleven slutat på skolan

Uppgifter sparas för uppföljning av elevers kunskapsutveckling. Omdömen för tidigare läsår används vid utredningar i samband med ärenden som berör elevers rätt till stöd.

Personuppgifter och inloggningskonton för elever och lärare

Beror av övriga gallringar

Uppgifter om elever och lärare gallras när de inte längre är kvar på någon skola i databasen och de inte har koppling till lektioner, frånvaro eller omdömen.

Personuppgifter och inloggningskonton för föräldrar

Beror av övriga gallringar

Uppgifter om föräldrar används för att ge möjlighet att logga in samt för att skolan ska kunna meddela föräldrar om elevers frånvaro. Uppgifter om föräldrar gallras ett år efter att eleven har slutat på en skola och inte börjat på någon ny skola i databasen.

Scheman

Scheman gallras manuellt av varje skola

Schemat publiceras och används under läsåret av lärare och elever. Lektioner i schemat utgör även grund för rapportering av elevers frånvaro. Efter avslutat läsår kan schema användas för information om lärares tjänstgöring och undervisningstid för elever.

Grupper

Beror av övriga gallringar

Grupper tas bort när de inte längre har

koppling till lektioner, omdömen eller artiklar på startsidan.

Interna data

Sparas under ett år

lnloggningsförsök, ändringslogg, skickade e-postmeddelanden och SMS är exempel på interna data som skapas av Skola24.

 

Skolverket har gett ut publikationer med råd kring flera områden:

Läs mer på Skolverkets webbplats om ansvar i skolfrågor

Uppdaterad 13 november 2019

Skriv ut