Checklista för nytt läsår

Skriv ut

Inför det nya läsåret finns det alltid en del information som behöver uppdateras och rutiner som kan behöva ses över.

fill-color Created with Sketch.

Arkivering

Skola24 är avsett att hantera information för flera läsår. Under Inställningar – Grundinställningar för
skola finns på fliken Publicering inställningen ”Arkivera poster som ej finns representerade i
schemat”. Om detta alternativ är markerat kommer elever och lärare som har slutat, samt ämnen
och grupper som inte längre finns i schemafilen, att döljas. Första gången som en schemafil för ett
nytt läsår publiceras sker alltid en automatisk arkivering av poster som inte längre finns i schemafilen.

Skola24 Schema/Novaschem

Uppgifterna i Skola24 hämtas till största delen från schemat.
• Kontrollera att läsåret innehåller rätt dagar och att avbokningarna är uppdaterade.
Kontrollera även perioderna.
• Ta bort elever och lärare som har slutat.
• Nya lärare måste registreras som nya poster i lärartabellen. Ändra inte på den rad där den
förre läraren står! Om du av misstag har gjort på detta sätt kan du skapa nytt GUID (se
manualen för schemat) för posten så att den nye läraren får en egen identitet i Skola24.
• Importera nya elevuppgifter (personnummer, namn, klass och ev. grupper). Kontrollera att
du använder samma format på personnummer som tidigare.
• Kontrollera att grupper används för alla lektioner där klassen delas.
• Ta bort tabelldata som inte används: ämnen, salar, grupper etc.
I Skola24 Schema: Publicering av ändrad schemafil görs inifrån Skola24 schema genom val av ArkivPublicera aktuellt schema. Ändringar i schemat slår igenom i Skola24 följande dag.
I Novaschem: Publicering av ändrad schemafil görs inifrån Novaschem genom val av Arkiv -
Novaschem online. Välj Skola24 - Exportera data till Skola24. Ändringar i schemat slår igenom i Skola24 följande dag.

Uppdatera egna rapporter i Skola24

Om du har sparat egna rapporter i Skola24 kan dessa behöva uppdateras i samband med
läsårsbytet. Det gäller i första hand rapporter där man gjort ett förval av vilka klasser, lärare etc. som rapporten ska omfatta.

Registrera ny personal

Nya lärare registreras i schemafilen. Kom ihåg att ange korrekt personnummer. Om lärartabellen
innehåller en vakant tjänst i Novaschem ska denna post markeras med ”Exportera ej – Skola24” tills
den är tillsatt och personuppgifter kan matas in. Efter att schemat har exporterats till Skola24
skickas aktiveringskod från persontabellen. I Skola24 schema får man använda sig av TF nummer då
funktionen exportera ej inte är tillgänglig. Ett förslag är att använda skolenhetskoden samt TF (för
att undvika sammanblandning i domän) ex. 12345678 till 123456TF78
De personer på skolan som ansvarar för elevers sjukanmälningar eller som behöver ta fram
rapporter för alla elever registreras i Skola24 med rollen Kanslist. Välj Administration - Kanslister.
Mata in personnummer, namn, e-post och ev. signatur. Gå till Administration – Personer för att
skicka aktiveringskod vid behov. Om kanslisten redan har en annan roll i systemet sedan tidigare
ska ingen aktiveringskod skickas, utan användaren kommer automatiskt att kunna välja sin nya roll på startsidan.

Information till ny personal

I samband med att lärarna får sin aktiveringsinformation är det lämpligt att de får ett exemplar av
”Introduktion till frånvaro” som finns under Hjälp & dokumentation - Snabbmanualer. Där beskrivs
kortfattat hur frånvarorapporteringen går till samt hur en grupplista kan skrivas ut. För kanslisten
som matar in sjukanmälningar kan ”Frånvaroanmälan” ge en introduktion till programmet.
Informera alla användare om att de ska vända sig till skolans administratörer för support.

Inställningar för grupphantering

Kontrollera inställningen för uppdatering av klasser och grupper. Programmet är från början inställt
på att alla klasser och grupper läses över från schemafilen och att lärarna inte har rätt att ändra
dessa. Om lärarna ska kunna ändra sina grupper själva måste inställningen ändras. Välj Inställningar
och Grundinställningar för skola. På fliken Frånvarorapportering ska alternativet ”Lärare har
rättighet att ändra elevinnehåll i grupper” markeras. Det är vanligen inte lämpligt att ge lärarna rätt
att ändra klasser. På fliken Publicering ska markeringen vid ”Läs som standard över elevinnehåll för
befintliga grupper vid publicering” tas bort för att hindra att grupperna ändras tillbaka när data
läses in från schemafilen.
Vid den första publiceringen för det nya läsåret kommer import av elever att göras oavsett
inställning. Det är därför viktigt att samtliga elever med aktuell klassplacering finns i schemafilen
även om man har för avsikt att sköta gruppindelningen i Skola24.
Kontrollera även inställningen för enskilda grupper om du har gjort undantag från den generella
grundinställningen.

Uppdatera e-postadress till skola

Kontrollera att det är aktuella e-postadresser som är registrerade för att ta emot felrapporter och
förslag till skolan. För att felrapporter och förslag ska skickas till mer än en e-postadress, skriv in
flera separerade med semikolon.

Uppdaterad 11 september 2019

Skriv ut