Frånvaromeddelande - att tänka på

Skriv ut

Skola24 erbjuder ett verktyg för att hjälpa skolorna att uppfylla skollagens krav på avisering om oanmäld frånvaro till hemmet samma dag. Aviseringen kan ske via e-post eller SMS. Utskick via SMS är ett tillval. Vårdnadshavaren kan bekräfta att meddelandet har tagits emot så att skolan ser vilka som behöver kontaktas.

squiqqly Created with Sketch.

När på dagen meddelandet ska skickas och hur mycket information det ska innehålla styrs per skola via inställningar under Inställningar – Grundinställningar för skola –Frånvaromeddelande, där funktionen också aktiveras. Det är valbart per databas vilka frånvaroanledningar som ska generera ett meddelande. Frånvaro utan vald anledning genererar alltid ett meddelande när funktionen är aktiverad. En komplett genomgång av de olika inställningsalternativen finns i manualen Frånvaromeddelande till förälder, som hittas under Hjälp & dokumentation i Skola24.

Förutsättningar för att meddelande ska skickas:

  • Eleven ska vara under 18 år, eller behörigheten för föräldern ändrad till ”aktiverad”.

  • Eleven ska ha ett korrekt personnummer. Så kallade, ”TF-nummer” fungerar också.

  • Frånvaron ska antingen sakna anledning eller ha en anledning som är markerad med ”Skicka meddelande” i tabellen Administration – Frånvaroanledningar.

  • Lektionen ska vara rapporterad och avslutad.

  • Föräldern ska inte redan ha tagit del av frånvaron i Skola24.

  • Inget meddelande ska ha skickats tidigare för samma dag. Endast ett meddelande skickas för varje dag. Om skolan har valt att meddelande ska skickas efter elevens första rapporterade frånvaro kommer eventuella fler frånvarotillfällen samma dag inte att meddelas föräldern via e-post eller SMS.

  • I meddelandet visas frånvaro för max 7 dagar bakåt i tiden. Om en lärare i efterhand rapporterar frånvaro för en elev skickas m.a.o. ett meddelande om lektionen inte är längre bak i tiden än 7 dagar. Det får inte heller redan ha skickats ett meddelande för samma dag, eftersom varje dag bara kan generera ett frånvaromeddelande.

  • Klockan ska vara mellan 06.00 och 23.00 och minst 10 minuter ska ha gått sedan lektionen rapporterades. Om man har valt att meddelandet ska skickas efter elevens sista lektion skickas det 60 minuter efter avslutad lektion.

  • Lektioner där så kallade. ”omvänd frånvaro” används genererar inga meddelanden. Vi har valt att ha det så för att undvika att frånvaromeddelande skickas ut felaktigt innan alla lärare hunnit rapportera lektionen.

För att meddelandet ska skickas krävs att lektionen är rapporterad. Det räcker alltså inte att registrera frånvaron för eleven i något av formulären Frånvaroanmälan för elev eller Ändra frånvaro för enskild elev. I det fall som den ordinarie läraren inte själv kan rapportera lektionen är det viktigt att någon annan tar över rapporteringen av lektionerna.

Det finns tre alternativ som kan rekommenderas i det här fallet:

1. Personer med rollen Kanslist eller Skoladministratör kan välja ”Elevfrånvaro – Rapportera frånvaro för lektioner”. Här kan de ta fram lektionerna för den aktuella läraren och både frånvaromarkera elever och markera lektionen som rapporterad.
2. Lärare inom ett arbetslag eller en ämnesgrupp kan läggas in som vikarier för varandra. När någon vikarierar för en annan lärare kan han/hon välja den andra läraren på sidan för rapportering och färdigrapportera den lektion som man vikarierat på.
3. Vid längre sjukskrivning är det lämpligt att den som vikarierar får lektionerna på sitt schema i Skola24 Schema/Novaschem. Då kommer de att rapporteras på samma sätt som andra lektioner.


Tänk också på:

När lektionen rapporteras anses läraren ha satt sin stämpel på den. De elever som då inte har markerats som frånvarande betraktas som närvarorapporterade på lektionen. Om en frånvaroanmälan registreras därefter kommer den inte att läsas in på lektioner där eleven har rapporterats som närvarande. Det är därför mycket viktigt att läraren inte färdigrapporterar lektioner i förväg, utan snarare vid lektionens slut. Om läraren skulle råka rapportera lektionen för snabbt och behöver gå in och göra fler markeringar på lektionen rekommenderar vi att läraren först öppnar dagsöversikten för sina lektioner och tar bort bocken i rutan Rapporterad för den aktuella lektionen. Eventuella frånvaroanmälningar kommer då att läsas in på nytt och den övriga frånvaro som läraren tidigare har rapporterat på lektionen ligger kvar.

Observera att syftet med frånvaroaviseringsfunktionen inte är att ge den kompletta frånvarobilden för eleven. Syftet med frånvaroaviseringsfunktionen är att göra föräldern medveten samma dag om att det har rapporterats frånvaro för eleven. Den totala bilden får föräldern via sin inloggning i Skola24 eller genom en frånvaroutskrift från skolan.

 

Uppdaterad 12 september 2019

Skriv ut